Arkiveringsprinciper för föreningar och företag

 

Vad är ett dokument?

Praktisk definition av informationsbärande dokument:

  • papper (protokoll, brev, förteckningar m.m.)
  • fotografi eller dia
  • film, video, ljudband
  • digitalt lagrad information

 

1. Varför arkivera gammal information (=dokument)?

Det finns många skäl till att spara gamla dokument. Dokumenten berättar om hur något uppdrag utförts, de utgör bevis på att något blev gjort eller att något blev ogjort och på hur det sköttes. Människan har ett begränsat minne. Därför är dokumenten som bevaras i arkiven viktiga ännu efter många år då man vill utreda gamla frågor och söker information.

Orsaker till att använda arkiv:

  • man granskar beslut
  • för att utreda pensions-, ålderstillägs- m.m. uppgifter
  • enligt lag måste vissa handlingar sparas ständigt eller en viss tid t.ex. dokument som berör ekonomi har uppbevaringstider på 1, 6, 10, 20 år.
  • arkivet fungerar som föreningens/företagets minne
  • man behöver modeller för utvecklingsarbetet
  • insamling av statistik, sammanställandet av rapporter
  • få uppgifter för forskning, historiker, föredrag, tal artiklar och utställningar

 

2. Vad arkiveras?

Alla dokument kan inte sparas ständigt. Arkivutrymmena är i allmänhet begränsade. Det är också svårt, ibland omöjligt, att få fram väsentliga uppgifter från ett arkiv som blivit för stort. Därför indelas dokumenten i sådana som sparas ständigt och sådana som gallras. För att upprätthålla ordningen i arkivet lönar det sig att hålla de två kategorierna av dokument i skilda mappar.

De dokument som bör sparas ständigt är främst de som föreningen/företaget/personen själv producerat:

  • protokoll/promemorior med bilagor
  • verksamhetsberättelser och -planer
  • kopior av utgående brev
  • tal, föredrag, artiklar, föreläsningar
  • undersökningar, rapporter, sammandrag och statistik man själv producerat
  • förteckningar
  • stadgar, dokument gällande föreningsregistret
  • avtal
  • handlingar från egna kurser, utbildning, fester, evenemang
  • fotografier, diabilder, filmer, videon och övriga upptagningar
  • trycksaker man själv producerat (tidningar, kalendrar, affischer, reklamer, broschyrer, kartor, ritningar m.m)
  • inkommen korrespondens och handlingar som föranlett åtgärder

Alla dokument (räkenskapshandlingar m.m.) före 1920 sparas!
Alla dokument från kris- och undantagstillstånd (krig, strejk m.m) sparas!

 

3. Vad behöver inte sparas?

I arkiven sparas inte ständigt:

1. Inkomna

  • handlingar
  • cirkulärbrev
  • handlingar som kommit till kännedom
  • reklam

Avsändaren bör arkívera (spara) dessa handlingar!

2. Räkenskapshandlingar

Kontoverifikat bör sparas 6 år efter revisionen. Även övriga räkenskapshandlingar har lagstadgade förvaringstider.

 

4. Hur och var ska man arkivera?

Arkivutrymmen

Arkivutrymmet som är utrustat med hyllor bör vara torrt, ljust och brandsäkert!

Förvaringsmedel

För att informationen ska bevaras för kommande generationer måste man använda arkivbeständigt material då man producerar dokumenten. Detta gäller bl.a. pennor, papper, mappar.

Arkivverkets beslut gällande arkivbeständigt material finns på arkivverkets hemsida och kan även köpas i universitetsbokhandeln.

De handlingar som arkiveras får inte ha:

  • gem
  • tejp
  • plastfickor
  • gummiband
  • andra främmande föremål (speciellt metallföremål)

Då handlingarna flyttas från tjänsterummen till mellan- eller slutarkivet bör de läggas i arkivmappar.

Arkivmappar sparar c. 30-50 % hyllutrymme!!!

En bra arkivmapp:

  • skyddar handlingarna
  • är gjorda av syrafri kartong
  • är tätt slutande
  • tar litet utrymme
  • är ekonomisk

Arkivering av fotografier

Om fotografierna saknar identifikationsuppgifter saknar de värde som information!
Anteckna identifikationsuppgifterna om fotografierna omedelbart!
Minnet är inte pålitligt

Anteckningarna görs på baksidan av fotografiet med mjuk blyertspenna på hårt underlag eller på fotografiernas förvaringspåse.

På diabilder antecknas informationen med spritlöslig tuschpenna på ramen.

Minimiuppgifter som bör antecknas:

  1. var och när bilden tagits
  2. vad föreställer bilden (namn på personer)
  3. fotograf

Sätt att arkivera

Papperskopior, negativ och diabilder kräver speciella förvaringssätt. Vid arkiveringen bör användas arkivbeständigt material. Ett lätt och förmånligt sätt att arkivera är att lägga fotografierna i arkivbeständiga påsar av silkespapper, på vilka uppgifterna för identifiering antecknas. Påsarna läggs i arkivmappar som placeras liggande på hyllan.

Arkivering av digitalt lagrad information

Dokument bör inte förvaras på datorns hårdskiva. Datamaskinen är ett utmärkt arbetsredskap, men inte ett arkiv. Informationen på disketter och i annan elektronisk form sparas inte ständigt.

Tag genast papperskopior för arkivering av de viktigaste grupperna av dokument!

 

5. Gamla dokument till slutarkivet

Tag reda på till vilket arkiv du kan överlämna gamla arkivhandlingar.

Att rekommendera är de privata centralarkiven som arkiverar dokument från ditt specialområde, landsarkiven, vissa specialarkiv och sådana hembygdsarkiv som har adekvata förvaringsutrymmen, tillräcklig personal samt forskarutrymmen med kopieringsmöjligheter.

Tilläggsuppgifter fås från de privata centralarkiven, landsarkiven och Riksarkivet.

eller från publikationen

Arkistot kuntoon : Arkivhandbok för de vetenskapliga samfunden / toimittajat: Marja Pohjola ja Petra Hakala. Helsinki : Tieteellisten seurain valtuuskunta. 2003. Publikationen försäljs av Tiedekirja, Helsingfors www.tsv.fi .

Dokument och handlingar gällande föreningar och företag är arkivhandlingar och sparas i arkiven. Föremål deponeras i muséer.