Järjestöjen/yritysten arkistointiohjeet

Mikä on asiakirja?

Tietoa sisältävän asiakirjan käytännöllinen määrittely:

  • paperi (pöytäkirja, kirje, luettelo yms.)
  • valokuva tai dia
  • filmi, video ja äänite
  • atk -tallenne

 

1. Miksi vanhat tiedot (=asiakirjat) arkistoidaan?

Vanhojen asiakirjojen säilyttämiselle löytyy monia perusteita. Asiakirjat kertovat jonkun tehtävän hoitamisesta, todistavat, että tehtävä tuli hoidettua tai jäi hoitamatta sekä miten tehtävä hoidettiin. Ihmisen muisti on rajallinen. Siksi arkistojen asiakirjat ovat vielä vuosienkin jälkeen tärkeitä vanhoja asioita selvitettäessä ja tietoja etsittäessä.

Arkiston käyttötarkoituksia:

  • tarkastetaan järjestöpäätöksiä.
  • selvitetään eläke-, ikälisä- ym. henkilöön liittyviä asioita
  • laki määrää, että tietyt asiakirjat on säilytettävä määräajan tai pysyvästi. Esimerkiksi talousasiakirjoille on erilaisia säilytysaikoja kuten 1, 6, 10, 20 vuotta (Ks. teos Pureeko ajan hammas, Liikearkistoyhdistyksen julkaisu 17, HKI 2000 s. 23-55)
  • arkisto toimii järjestön/yrityksen muistina
  • haetaan toimintamalleja kehittämistyöhön
  • kerätään tilastotietoja, laaditaan yhteenvetoja, raportteja
  • antaa tietoa tutkimusten, historiikkien, esitelmien, puheiden, artikkelien
    kirjoittajille sekä historiallisen näyttelyn pystyttäjille

 

2. Mitä arkistoidaan?

Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi.Arkistotilat ovat yleensä rajalliset ja liian laajaksi paisuneesta arkistosta on vaikea, joskus mahdotonta, löytää olennaista tietoa. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi arkistossa pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti järjestön/yrityksen/ henkilön itse tuottamat asiakirjat:

  • pöytäkirjat/muistiot (+ liitteet)
  • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
  • lähteneiden kirjeiden kopiot
  • puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
  • itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot
  • luettelot
  • säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
  • sopimukset
  • omien kurssien, koulutuksen, juhlien, tapahtumien asiakirjat
  • valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet
  • itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset ym.)
  • saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

Kaikki asiakirjat (tiliaineistot ym.) ennen vuotta 1920 säilytetään!
Kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (sodat, lakot ym.) säilytetään!

 

3. Mitä ei tarvitse säilyttää?

Arkistossa ei pysyvästi säilytetä:

1. Saapuneet

  • kiertokirjeet
  • yleiskirjeet
  • tiedotteet
  • "jakelussa mainitut" -kirjeet
  • tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat
  • lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa
  • lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset

Arkistointivelvollisuus (= säilytysvelvollisuus) on lähettäjällä!


2. Tiliaineistot

Tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta. Muillakin tiliasiakirjoilla
on lakisääteiset säilytysajat.



4. Miten ja mihin arkistoidaan?

Arkistotilat

Arkistoksi on valittava kuiva, puhdas ja paloturvallinen tila hyllyineen!

Säilytysvälineet

Tiedon säilyminen tuleville sukupolville edellyttää, että asiakirjojen tuottamisessa ja säilyttämisessä käytetään arkistokelpoisia toimistotarvikkeita, kuten papereita, kyniä, mappeja ja koteloita.

Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista löytyy arkistolaitoksen kotisivulta tai listan voi ostaa eripainoksena Yliopistokirjakaupasta.

Poista arkistoitavista asiakirjoista:

  • klemmarit
  • teipit
  • muovitaskut
  • kuminauhat
  • muut vieraat esineet (erityisesti metalliset)

Kun asiakirjat siirretään toimistotiloista väli- tai päätearkistoon, sijoitetaan asiakirjat toimistokansioista arkistokansioihin.

Arkistokansiot säästävät hyllytilaa n. 30 - 50% !!

Hyvän arkistokansion ominaisuudet:

  • suojaa asiakirjoja
  • umpinainen (ei aukkoja tai reikiä)
  • tukeva
  • vie vähän tilaa
  • hinnaltaan kohtuullinen

Valokuvien arkistointi

Ilman kuvien tunnistetietoja valokuvat jäävät vaille informaatioarvoa!
Liitä kuvatiedot välittömästi kuviin!
Muistitieto ei ole luotettavaa!

Tiedot kirjoitetaan joko pehmeällä lyijykynällä kovalla alustalla kuvan taakse tai kuvien säilytyspussiin. Negatiiveille hankitaan säilytyspussit, joihin tiedot kirjoitetaan.

Dioihin merkitään tiedot kehykseen spriiliukoisella tussilla.

Minimitiedot, jotka merkitään:

  1. kuvauspaikka ja -aika
  2. kuvauskohde (henkilöiden nimet!)
  3. kuvaaja

Arkistointitapoja

Paperikopiot, negatiivit ja diat vaativat erilliset säilytysvälineensä. Arkistoinnissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja. Helppo ja huokea valokuvien arkistointitapa on sijoittaa kuvat arkistokelpoisiin silkkipaperipusseihin, joihin tunnistetiedot kirjoitetaan. Kuvapussit laitetaan arkistokansioon, joka sijoitetaan hyllylle vaakatasoon.

Atk -tallenteiden arkistointi

Asiakirjoja ei tule säilyttää tietokoneen muistissa. Tietokone on erinomainen työväline, mutta ei arkisto. Lerpuilla/korpuilla ja muilla tallennusvälineillä oleva tieto ei säily pysyvästi!

Ota paperikopio tärkeimmistä asiakirjaryhmistä välittömästi arkistoon!

 

5. Vanhat asiakirjat päätearkistoon

Ota selvää arkistoista, jonne voit siirtää vanhat arkistoaineistot.

Suositeltavia arkistoja ovat oman alasi yksityiset keskusarkistot, maakunta- arkistot, eräät muut erikoisarkistot tai sellaiset kotiseutuarkistot, joissa on asianmukaiset säilytystilat, riittävästi henkilökuntaa ja tutkijatilat kopiointimahdollisuuksineen.

Lisätietoja saat yksityisistä keskusarkistoista, maakunta-arkistoista tai Kansallisarkistosta.

tai teoksesta

Arkistot kuntoon : tieteellisten seurojen arkistokäsikirja. Toimittajat: Marja Pohjola ja Petra Hakala. Helsinki : Tieteellisten seurain valtuuskunta. 2003. Julkaisua myy Tiedekirja, Helsinki www.tsv.fi .

Järjestöjen/yrityisten asiakirjat kuuluvat arkistoon. Museot tallentavat esineet!