KARK-PROJEKTIN II-VAIHEEN LOPPURAPORTTI

SISÄLLYSLUETTELO:
1. JOHDANTO
2. ORGANISAATIO
3. I-VAIHEEN TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN
4. II-VAIHEEN TAVOITTEET
5. II-VAIHEEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN
5.1. Inventoinnin perusteella suoritetut toimenpiteet arkistoittain
5.1.1. Projektityöntekijä Nana Hietasen toimenpiteet
5.1.2. Pia Pursiaisen toimenpiteet
5.1.3. Toimenpiteet arkistoissa, joissa oli oma työntekijä
5.2. Tietokannan ja internet-sivuston kehittäminen
5.2.1. Tietokannan tekniset ominaisuudet
5.2.2. Kieliversiot
5.2.3. Ylläpitosivusto
5.2.3.1. Kuvatietolomake
5.2.3.2. Kuvan sisällönkuvailu
5.2.3.3. Uuden kuvan lisääminen
5.2.4 Sivuston muut uudistukset
5.3. Koulutuksen järjestäminen
5.3.1. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus
5.3.2. Koulutuksen aiheet
6. LOPUKSI

Pia Pursiainen ja Marita Jalkanen 30.4.2003

1. JOHDANTO

KARK-projekti luotiin, jotta Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen kuvakokoelmat saataisiin inventoitua ja jotta tältä pohjalta pystyttäisiin tehostamaan arkistojen kuvapalvelutoimintaa. Inventointi toi vahvasti esille sen seikan, että resursseja tarvitaan lisää konkreettiseen kuvakokoelmien järjestämiseen sekä näiden merkittävien kuvakokoelmien digitointiin ja säilyttämiseen jälkipolville. Projektin tuloksena syntyneen KARK-kuvatietokannan ja sen myötä syntyneiden digitointikäytäntöjen ja -ohjeiden toivotaan osaltaan ratkaisevan kuvapalvelutoiminnan problematiikkaa.

KARK-projektin myötä syntyneen uuden arvion mukaan Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistoissa on yhteensä yli 2,2 miljoonaa valokuvaa, julistetta, piirustusta ja karttaa. Kuten jo useaan kertaan on todettu, arkistojen kuvakokoelmien yhteiskuntahistoriallinen painoarvo on suuri ja kuvien säilyttäminen sisältötietoineen jälkipolville on tärkeää. Yhä visuaalisemmaksi kehittyneessä yhteiskunnassa valokuvaa käytetään tieteellisessä tutkimuksessa, sen kohteena ja apuvälineenä. Kukaan ei voi kiistää valokuvan merkitystä kulttuurisen ja faktisen tiedon antajana.

Opetusministeriön tietoyhteiskuntaohjelma/ sisältötuotantohankkeesta erityisavustuksella rahoitettu KARK-projekti päättyy 30.4.2003. Projekti oli kaksivaiheinen: I-vaihe alkoi toukokuussa 2001 ja päättyi vuoden 2002 huhtikuussa. Tästä jatkui välittömästi projektin II-vaihe. Projektille myönnettiin 30.5.2001 valtionavustusta 220 000 mk ja 6.5.2002 avustusta saatiin 40 000 euroa.

2. ORGANISAATIO

KARK-kuva-arkistoprojektissa olivat mukana Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistot eli Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto.

Projektin ylimpänä vastuuelimenä toimi Yksityiset Keskusarkistot ry:n hallitus. Lisäksi projektin etenemistä seurattiin ja sen toteutuspäätökset hyväksytettiin myös arkistonjohtajien tapaamisissa, joita järjestetään noin kahden kuukauden välein.

Projektin toimeenpanevan projektiryhmän muodostivat I-vaiheessa: Petri Tanskanen Työväen Arkistosta, Jari Lehtonen Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistosta sekä Marita Jalkanen Kansan Arkistosta. Marita Jalkanen jäi äitiyslomalle 6.12.2001, jonka jälkeen hänen tilalleen tuli Pia Pursiainen. Yksityiset keskusarkistot ry:n 3.9.2001 pidetyn kokouksen mukaan Kansan Arkisto ja sen edustaja toimi ryhmän ja koko projektin vetäjänä.

II-vaiheessa projektin toimeenpanevan projektiryhmän muodostivat: Petri Tanskanen, Jari Lehtonen sekä Pia Pursiainen. Pia Pursiainen jäi äitiyslomalle 25.3.2003, jonka jälkeen hänen tilalleen palasi Marita Jalkanen.

Projektin toteutuksesta vastasivat:
Haapakoski Kai : Käyttöliittymän suunnittelu ja toteutus
Heikkinen Aino : Projektityö arkistoissa I-vaiheessa
Hietanen Nana: Projektityö arkistoissa II-vaiheessa
Jalkanen Marita: Projektin koordinointi I-vaiheen alkuvaiheessa ja II-vaiheen loppuvaiheessa
Kaihovaara Pirjo: Projektin taloudenhoito
Pursiainen Pia: Projektin koordinointi, koulutus, raportointi ja projektityö arkistoissa
Rista Aapo : Tietokannan sovellussuunnittelu

3. I-VAIHEEN TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN

Projektin 1-vaiheen (toukokuu 2001- huhtikuu 2002) tavoitteet olivat

  • Kuvamateriaalin inventointi: selvittää kuvamateriaalin keskeiset aiheet, lukumäärä, kuvien fyysinen muoto (negatiivi/vedos jne.), kuvakokoelmien kunto ja säilytys sekä kuvapalvelutoiminnan resurssit.
  • Tietokannan perustaminen: työväline kuvapalvelutoiminnan tueksi sekä kertomaan asiakkaille arkistojen kuvamateriaalista. Tietokanta löytyy osoitteesta http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/kark.
  • Koulutustarpeiden kartoitus ja koulutuksen järjestäminen.

1.Inventoinnin tulokset: kuvamateriaalin keskeiset aiheet, lukumäärä, ajoitus, kartunta ja kunto sekä kokoelmien rakenne ja säilytys sekä kuvapalvelutoiminnan resurssit on raportoitu yksityiskohtaisesti Opetusministeriölle I-vaiheen loppuraportin yhteydessä. Raportti on sellaisenaan löydettävissä myös KARK-projektin sivuilta, osoitteesta www.yksityisetkeskusarkistot.fi/kark.

Tuon inventoinnin yhteenvetona voidaan tässä todeta, että arkistoissa on yhteensä 1,7 miljoonaa kuvaa (lukumäärä tarkentui II-vaiheessa 2,2 milj. kuvaan). Kuvamäärään nähden resursseja on käytössä hyvin niukasti. Tästä huolimatta tutkijoille ja muille asiakkaille halutaan kuitenkin tarjota myös kuvatietopalvelua. Joissain arkistoissa kuvapalvelutoiminta on pitkälle kehittynyttä, toisissa toiminta on vasta aluillaan.

2. Tietokannan perustaminen: tietokannan tekniseksi toteutusformaatiksi valittiin avoimen lähdekoodin MySQL- tietokanta ja sovelluksen ohjelmointikieleksi valittiin hyvin web-käyttöön soveltuva PHP. Käyttöliittymän suunnittelussa pyrittiin mahdollisimman selkeään ja helppoon toteutukseen. KARK-sivustolle kerättiin yhteystiedot kunkin arkiston kuvapalvelutoiminnasta sekä lyhyt esittely kuvakokoelmista.

3. Koulutustarpeiden kartoitus: inventoinnin yhteydessä kartoitettiin arkistojen toiveet ja osaaminen. Näiden pohjalta järjestettiin arkistokohtainen koulutus projektin II-vaiheessa.

Valokuvien tekijänoikeuksiin ja käyttöoikeuksiin liittyvien seikkojen pohtiminen kuului olennaisena osana projektin toimintaan.

4. II-VAIHEEN TAVOITTEET

Projektin II-vaiheen (toukokuu 2002 - huhtikuu 2003) tavoitteet olivat

1. I-vaiheen inventoinnin perusteella suoritetut toivotut toimenpiteet kussakin arkistossa: esim. kuvien fyysinen järjestäminen, erilaisten hakemistojen tai kuvaluetteloiden luonti, kuvien digitointi jne.

2. Internet-sivuston kehittäminen sekä edustavan otoksen digitointi: ylläpitosivuston ja kieliversioiden luominen, asiasanoituksen käyttöönotto ja kuvatietokannan kuvamäärän kasvattaminen. Arkiston omavalintaisten kuvien digitointi ja tallennus KARK-kuvatietokantaan tapahtui siten, että isommista arkistoista (Kansan Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto ja Työväen Arkisto) kuvatietokantaan tallennettiin n. 300 kuvaa ja muista eli pienemmistä arkistoista kuvatietokantaan tallennettiin n.100 kuvaa. Kuvien tarkoituksena oli ilmentää asiakkaille kunkin arkiston kuvakokoelmia. Toisaalta kuvatietokanta on tarkoitettu toimimaan myös normaalin jokapäiväisen kuvapalvelutoiminnan apuvälineenä. Näiden lisäksi kuvia digitoitiin arkistojen päivää 9.11.2002 varten, teemana "lapset".

3. Koulutuksen järjestäminen.

Takaisin alkuun

5. II-VAIHEEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN

Opetusministeriön avustus jaettiin jäsenarkistojen kesken siten, että jokaiselle arkistolle tuli 2 000 euron suuruinen osuus. Arkistoille annettiin vapaat kädet päättää avustussumman käytöstä, kunhan raha käytettiin KARK-kuva-arkistoprojektin tavoitteiden mukaisesti. Projektille valittiin projektityöntekijä, jonka kukin arkisto saattoi palkata tuolla summalla kuva-arkistotyöskentelyyn yhdeksi kuukaudeksi tai arkistolla oli mahdollisuus palkata työhön joku muu. Mahdollista oli myös käyttää avustus erilaisiin tarvikehankintoihin.

5.1. I-vaiheen inventoinnin perusteella suoritetut toimenpiteet arkistoittain

5.1.1. Projektityöntekijä Nana Hietasen toimenpiteet

Projektityöntekijä Nana Hietanen työskenteli neljässä arkistossa Porvarillisen Työn Arkistossa, Suomen Urheiluarkistossa, Keskustan ja maaseudun arkistossa sekä Toimihenkilöarkistossa, kussakin yhden kuukauden. Koska aikaa kullekin arkistolle oli varattu vain tuo yksi kuukausi, tiedettiin jo etukäteen, että tavoitteet on asetettava realistisesti. Lisäksi Nana Hietanen osallistui joitain päiviä myös projektin käytännön toteutuksen suunnitteluun ja sivuston testaukseen Kansan Arkistossa.

Jokaisen neljän arkiston toiveena oli, että Nana Hietanen hoitaa tavoitteen mukaisen edustavan kuvaotoksen digitoinnin eli hoitaa KARK-kuvatietokantaan tulevien 100 kuvan skannauksen ja kuvien sisällönkuvailun. Kuvavalinnassa kaikille arkistoille yhteiset aiheet muodostuivat naistoimintakuvista, lapsikuvista ja julistekuvista. Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen kokoelmissa on runsaasti kokouskuvia, joten myös niitä valittiin mukaan. Näiden lisäksi kuvia valittiin kunkin arkiston kokoelmien mukaan.

Kuvat tallennettiin kuvatietokantaan kerta-ajona projektin sovellussuunnittelijan toimesta, mikä nopeutti työskentelyä. Ylläpitosivusto valmistui loppusyksystä, jolloin mahdolliseksi tuli myös asiasanojen lisäys. Tämä osio (asiasanoitus) jäi kullekin näille arkistolle hoidettavaksi. Jokaiselle arkistolle poltettiin KARK-kantaan tulleista kuvista korkearesoluutioversiot CD-romille kuvapalvelutoimintaa varten.

Porvarillisen Työn Arkisto 3.9. - 26.9.2002

Porvarillisen Työn Arkistossa on n. 5 000 kuvaa. Kuvat sijaitsevat pääsääntöisesti arkistonmuodostajan yhteydessä. Tämän lisäksi arkistossa on sekalaista, järjestämätöntä kuva-aineistoa. Kuvavalintaan käytetyn ensimmäisen viikon jälkeen Hietanen skannasi valitut kuvat ja suoritti kuvien sisällönkuvailun. Kuvia valittiin sen painotuksen mukaan, mitä heiltä useimmiten kysytään: vaalikuvia, vuotuisjuhlien kuvia sekä erilaisia kokouskuvia. Digitointi suoritettiin Porvarillisen Työn Arkistossa.

Suomen Urheiluarkisto 30.9. - 23.10.2002

Suomen Urheiluarkistossa on vajaa 15 000 kuvaa. Se toimii yhteistyössä Suomen Urheilumuseon kanssa, jonka kokoelmissa on noin 200 000 valokuvaa. Tästä johtuen KARK-kantaan valittiin myös muutama Urheilumuseon kuva, vaikka vain Suomen Urheiluarkisto on Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsen. Urheiluarkistossa kuvat on järjestetty arkistonmuodostajittain. Kuvia on eniten henkilöarkistoissa, useiden urheilujärjestöjen kuvat ovat museon puolella. Kuvien valinnassa toivottuja aiheita olivat mm. vapaa-aika, luovutettujen alueiden urheilu ja vanhat urheiluseurat. Nana Hietanen skannasi ja suoritti kuvien sisällönkuvailun Työväen Arkistossa sekä Kansan Arkistossa, koska Suomen Urheiluarkistolla ei ole tarvittavia laitteita.

Keskustan ja maaseudun arkisto 29.10. - 21.11.2002

Keskustan ja maaseudun arkiston 50 000 kuvaa on järjestetty omaksi kokonaisuudekseen. Ne eivät siis ole arkistonmuodostajien yhteydessä. Kuvavalinnassa keskityttiin täälläkin vapaa-ajan kuviin, mukaan otettiin myös joitain kokouskuvia ja puoluejärjestökuvia. Keskustan ja maaseudun arkisto oli jo ennen projektia uusinut laitekantaansa ja viimeisimmät uudet hankinnat (skanneri) tehtiin KARK-projektin myötä. KARK-tietokantaan tulleet kuvat skannattiin ja kuvailtiin kuitenkin Kansan Arkistossa.

Toimihenkilöarkisto 22.11. - 16.12.2002

Toimihenkilöarkiston 450 000 kuvasta suurin osa on negatiiveina - niiden käyttö kuvapalvelutoiminnassa onkin hankalaa. Toimihenkilöarkiston eniten käytetyin kuvakokoelma on Suomen Sairaanhoitajaliiton kuvakokoelma. KARK-kuvatietokantaan haluttiin valita kuvia hieman harvemmin esillä olevista järjestöistä, esim. merenkulkualan järjestöt, sekä kuvia kansainvälisestä toiminnasta. Kuvien skannaus ja kuvailu suoritettiin Kansan Arkistossa.

5.1.2. Pia Pursiaisen toimenpiteet

Ammattiyhdistysarkisto tammikuu 2003

Myös Ammattiyhdistysarkistossa digitointiin 100 KARK-kantaan tulevaa kuvaa. Arkistossa on noin 8 000 kuvaa, pääosin vedoksia, joista valtaosa on erilaisia kokouskuvia. Niinpä kuvavalinnassa näitä kuvia ei voitu ohittaa, niiden ilmeisestä samankaltaisuudesta huolimatta. Pia Pursiainen skannasi ja suoritti kuvien sisällönkuvailun etätyönä kotonaan.

Kansan Arkisto helmikuu 2003

Kansan Arkistossa uudistettiin KARK-projektin puitteissa arkiston sähköistä kuvapalvelutoimintaa. Tässä yhteydessä mm. uudistettiin kuvatilauslomake ja hinnasto sekä luotiin asiakkaille esimerkkikansio erilaisista arkiston toimittamista kuvatulosteista. Tämän lisäksi arkistossa skannattiin ja kuvailtiin 322 kpl kuvia, jotka vietiin KARK-kuvatietokantaan. Kuva-aiheista voidaan mainita mm. vappu, festivaalit, Helsingin Kulttuuritalo ja kansalaissota. Vuonna 2002 saadun suuren kuvaluovutuksen myötä Kansan Arkiston kuvakokoelmasta muodostui Yksityiset keskusarkistot ry:n suurin: 742 000 kuvaa.

5.1.3. Toimenpiteet arkistoissa, joissa oli oma työntekijä
Seuraavat arkistot saivat OPM:n avustuksen rahana ja huolehtivat itse projektityöntekijän palkkaamisesta sekä projektiraportoinnista. Nämä arkistokohtaiset raportit ovat tämän loppuraportin liitteenä.

Työväen arkisto

Työväen Arkistossa projektityöntekijä skannasi, suoritti kuvien sisällönkuvailun ja liitti KARK-kuvatietokantaan 302 valokuvaa. Työväen Arkistossa on yhteensä 361 750 kuvaa.

Urho Kekkosen arkisto

Urho Kekkosen arkistossa tähdättiin "kuvapalvelun helpottamiseen ja nopeuttamiseen laatimalla arkiston kuvamateriaalista sekä aiheenmukainen että henkilöhakemisto." Kuvia skannattiin ja kuvailtiin sekä vietiin KARK-kantaan yhteensä 125 kpl. Kaiken kaikkiaan arkistossa on 21 100 kuvaa.

Svenska centralarkivet

Svenska centralarkivet'n toimenpiteisiin KARK-projektin yhteydessä kuului kuva-arkiston fyysinen järjestäminen, kuvien pussittaminen ja kuvien luettelointi sekä kuvien (50 kpl) skannaus ja kuvailu sekä vienti KARK-kantaan. Kuvia arkistossa on 12 000.

Suomen Elinkeino elämän Keskusarkisto (ELKA)

KARK-projektin puitteissa arkistoon palkattiin projektityöntekijä, joka suoritti kuvien fyysistä järjestämistä ja luettelointia. Kuvia skannattiin noin 1000 kappaletta ja niistä tehtiin sisällönkuvailu. ELKAssa on yhteensä 350 000 kuvaa.


5.2. Tietokannan ja internet-sivuston kehittäminen

5.2.1. Tietokannan tekniset ominaisuudet

Projektin dynaamisen internet-palvelun toteutustavaksi valittu tietokanta osoittautui oikeaksi valinnaksi. Siihen oli helppo tehdä päivityksiä eli lisätä uusia kuvailukenttiä ja siihen oli helppo liittää helppokäyttöinen ylläpitosivusto, jolla kuvamäärän kasvattaminen on yksinkertaista.

Tietokannan tekninen toteutusformaatti on ilmainen avoimen lähdekoodin tietokantaohjelmisto MySQL, jonka taulukkorakenteen suunnittelu ja käyttöönotto toteutettiin sovellussuunnittelijan toimesta. MySQL on monipuolinen, joustava ja suorituskykyinen relaatiotietokanta. Valitsemalla KARK-kannan pohjaksi MySQL voitiin säästää jopa useita kymmeniä tuhansia euroja kaupallisiin tietokantoihin verrattuna. Kuitenkin MySQL on kilpailukykyinen näiden tunnettujen kaupallisten sovellusten (mm. Oracle) kanssa. Sovelluksen ohjelmointikieli on web-ympäristöön hyvin soveltuva PHP.

Tietokanta sijoitettiin Kolumbuksen palvelimelle, jossa Yksityiset keskusarkistot ry:n kotisivut jo sijaitsivat. Tietokannan pystyttämishetkellä MySQL-kannasta oli Kolumbuksen palvelimella käytössä versio 3.23.47 ja PHP:stä 4.1.1, joka on sittemmin päivitetty 4.2.3:ksi. Levytilaa ostettiin tietokantaa varten minimimäärä 30 Mt. Levytilaa on runsaasti, koska MySQL-kantaan ei tallenneta itse kuvia, vaan ainoastaan kuvien kuvailutiedot. Varsinaiset kuvatiedostot tallennetaan normaaliin peruslevytilaan, jonka tallennuskapasiteetti (50 Mt) onkin vähitellen täyttymässä.

Käyttöliittymän toteutusvaihtoehdoksi valittu kehyksellinen ratkaisu säilytettiin, jotta kuvien latautumisaika saatiin minimoitua. Käyttöliittymän suunnittelussa pyrittiin edelleen mahdollisimman selkeään ja helppoon toteutukseen ja se optimoitiin 800 x 600 näytölle.

5.2.2. Kieliversiot

KARK-kuvatietokannasta haluttiin tehdä monikielinen. Ruotsin kielen mukanaolo oli selvää, koska yksi jäsenarkistoista on Svenska centralarkivet. Koska kuvien sisällönkuvailu ruotsiksi olisi saattanut olla vaikeaa muille arkistoille päädyttiin ratkaisuun, jossa Svenska centralarkivet'n kuvat kuvaillaan sekä suomeksi että ruotsiksi ja muiden arkistojen kuvat ainoastaan suomeksi. Sen sijaan asiasanoitus tehdään jokaisen kuvan kohdalla sekä suomeksi että ruotsiksi. Samoin päädyttiin toimimaan englanninkielisen kuvailun kanssa: kuvia ei kuvailla vapaasanakuvailulla missään arkistossa englanniksi, mutta asiasanoitus suoritetaan englanniksi.

Sivuston julkisella puolella englanniksi ja ruotsiksi käännettyjä osioita ovat etusivu, yhteystiedot-sivu, arkistojen yhteystiedot -sivu, jossa myös esitellään kunkin arkiston kuvakokoelman pääaiheet sekä kuvatietokannan käyttöohjeet -sivu. Myös hakukone itsessään alasvetovalikkoineen on käännetty ruotsiksi ja englanniksi.

5.2.3. Ylläpitosivusto

Jotta arkistot itse pystyisivät lisäämään omia kuviaan tietokantaan, muokkaamaan kannassa jo olevien kuvien kuvailutietoja sekä poistamaan kuvia, rakennettiin tietokannalle helppokäyttöinen, lomakepohjainen ylläpitosivusto. Ylläpitosivusto on arkistokohtaisten salasanojen takana ja kukin arkisto pääsee muokkaamaan vain omien kuviensa tietoja. Projektinvetäjällä on pääkäyttäjäoikeudet, joilla pääsee muokkaamaan kaikkien arkistojen kuvia.

Ylläpitosivustolla on samat hakuominaisuudet kuin kannan julkisella puolella. Kuvahaun tehtyään käyttäjä saa eteensä haluamansa kuvien sormenpääkuvat, joita klikkaamalla aukeaa kunkin kuvan kuvatietolomake.


Kuvassa kuvahallinnan etusivu, jossa yläosassa harmaalla pohjalla hakukone tietokannassa jo olevia kuvia varten ja alempana uusien kuvien tallennustyökalu.

Takaisin alkuun

5.2.3.1. Kuvatietolomake

Kuvatietolomakkeella on mahdollista lisätä uuden kuvan tiedot, päivittää kannassa jo olevan kuvan tietoja tai poistaa kuva. Lomake on myös mahdollista tulostaa esim. asiakaskäyttöä varten, jolloin A4-kokoiselle paperille tulostuvat sormenpääkuva ja isonnettu kuva sekä kuvan kuvailutiedot.


KARK-kuvatietokannan kuvatietolomake. Tietokannassa käytetyt asiasanat ovat valittavissa alasvetovalikoissa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

5.2.3.2. Kuvan sisällönkuvailu

Kuvien sisällönkuvailussa pyrittiin pitäytymään kuvan perustietojen kuvailussa. Niinpä lomakkeelle luotiin seuraavat kuvailukentät

1. Kuvan sisältö eli aihe. Kuvan aihe, se mitä kuvassa näkyy, tulee kertoa selkokielisesti ja lyhyesti lauseella tai kahdella. Henkilöiden nimet luetellaan tässä kentässä. Lisäksi tähän kenttään kirjataan myös mahdolliset lisä- ja kontekstitiedot

2. Kuvan biografiset ominaisuudet: kuvaaja, kuvauspaikka (isommasta pienempään: Helsinki, Töölö, Topeliuksenkatu) ja kuvausaika, joka pyritään antamaan edes vuosikymmenen tarkkuudella. Epäselvissä tapauksissa kuvausajankohdan voi varustaa kysymysmerkillä. Haku huomioi kuvausajasta neljä ensimmäistä merkkiä, joten vuosiluku kirjataan aina ensin.

3. Asiasanoitus: Mukaan otettiin Yleisen Suomalaisen Asiasanaston mukainen asiasanoitus suomeksi ja ruotsiksi sekä Eduskunnan kirjaston mukainen asiasanoitus englanniksi. YSA:n mukaista asiasanoitusta perusteltiin yhdenmukaisen toiminnan edistämisellä kirjasto-, arkisto- ja museokentän keskuudessa. Lisäksi valokuvalle ei ole olemassa omaa asianmukaista asiasanastoa ja YSA sopii pääpiirteissään myös kuva-aineiston kuvailuun.

Hankalampaa oli määrittää sopiva englanninkielinen asiasanasto, joka olisi verkosta löydettävissä sekä kaksikielinen (suomi-englanti). Tässä tilanteessa Eduskunnan asiasanasto otettiin käyttöön, joskin sen toimivuutta KARK-tietokannan kuvien suhteen on aiheellista vielä tarkastella.

Kuvan lukuohjeen puuttumisesta johtuen asiasanoituksen ohjeistaminen oli vaikeaa. KARK-koulutuksen yhteydessä pohdittiin asiasanoituksen problematiikkaa ja arkistoille jaettiin käytännönläheinen matriisi asiasanoituksen oppaaksi. Koulutuksesta enemmän tämän raportin seuraavassa luvussa

FASETTIMATRIISI GENEERINEN, ESI-IKONOGRAFINEN SPESIFINEN, IKONOGRAFINEN ABOUT, ABSTRAKTINEN
KUKA? MIKÄ? joku henkilö tai asia: silta yksilöllisesti nimetty henkilö, ryhmä tai asia: Golden Gate myyttinen tai fiktiivinen hahmo: arkkitehtuuri
MITÄ? joku tapahtuma tai tila: jalkapallopeli yksilöllisesti nimetty tapahtuma: Rose Bowl-game tunne tai abstraktinen käsite: urheilu
MISSÄ? maantieteellinen tai arkkitehtooninen paikka: kaupunki yksilöllisesti nimetty sijainti: Bronx symbolinen paikka: slummi
MILLOIN? syklinen aika: vuodenaika tai joku ajankohta päivästä: kevät lineaarinen aika: päivä tai ajanjakso: toukokuu ajan symboloima tunne tai abstraktinen käsite: uudestisyntyminen

Kuvan sisällönkuvailussa apuna käytettävän taulukon laativat Erwin Panofskyn ja Sara Shatford Laynen teorioihin perustuen Linda H. Armitage ja Peter Enser.

4. Kuvan arkistokohtaiset sijaintitiedot. Tähän kenttään arkistot voivat kukin oman käytäntönsä mukaisesti kirjoittaa kuvan sijainti- tai identifiointitiedot.

5.2.3.3. Uuden kuvan lisääminen

Ylläpitolomakkeen kuvahallinnan etusivulla lisätään KARK-kuvatietokantaan tulevat uudet kuvat. Jotta kaikki kuvat avautuisivat näytöllä samankokoisina, muutetaan sormenpääkuvat skannauksen jälkeen pisimmältä sivultaan 110 pikselisiksi. Isommat kuvat muutetaan pisimmältä sivultaan 400 pikselisiksi. Kuvat tallennetaan kantaan jpeg-pakattuina, pakkauskertoimena on Photoshopin kerroin 8 eli tiedostolaatuna "high". Pakkaamattomista tiff-kuvista on kullakin arkistolla olemassa kopiot CD-romilla.

Kuvat tallennetaan tietokantaan yksitellen. Jotta tietokanta tunnistaa samaksi kuvaksi sormenpääkuvan ja suurennetun kuvan, on kuvat tallennettava samannimisiä tietokantaan. Kuvien nimeäminen tapahtuu arkistoittain sovitun kaavan mukaan: jokaisella arkistolla on oma lyhenteensä, johon liitetään numerointi projektin etenemisen mukaan. I-vaiheen kuvat alkoivat numerolla 1, II-vaiheen kuvat numerolla 2 jne. ja tämän jälkeen seuraa juokseva numerointi.

Uuden kuvatiedoston lisäämisen jälkeen kuvan kuvailutiedot lisätään kuvatietolomakkeella. Kuvat tulevat näkyviin julkiselle puolelle välittömästi sen jälkeen, kun kuvatietolomake on päivitetty.

5.2.4. Sivuston muut uudistukset

Muita sivustolla tehtyjä uudistuksia olivat etusivun ja ohjesivun muuttaminen. Ennen etusivulla ollut inventointiraportti siirrettiin omaksi linkikseen sivuston yläreunaan ja etusivulle jätettiin vain lyhyt esittelyteksti. Tietokannan uudistetut ohjeet löytyvät ohjesivulta, josta on myös linkki erilliselle html-sivulle, josta löytyvät kaikki tietokannassa käytetyt asiasanat.

Tällainen sivu rakennettiin, jotta tietokannan ulkopuoliset hakukoneet (esim. Google) löytäisivät yksittäiset tietokannassa sijaitsevat kuvat. Hakukoneiden haku ei siis ulotu yksittäisen kuvan kuvailutietoihin. Esim. Googlella haettaessa saadaan osumaksi kaksi hakutulosta KARK-kuvatietokannasta - edellyttäen tietysti, että kuvan asiasanoituksessa on käytetty samaa termiä kuin Googlen hakulausekkeessa: toinen johtaa sivuston etusivulle ja toinen tähän html-sivulla sijaitsevaan asiasanalistaan, josta edelleen ko. asiasanaa klikkaamalla käyttäjä pääsee katsomaan yksittäistä kuvaa.

5.3. Koulutuksen järjestäminen

5.3.1. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus

KARK-koulutusta suunniteltaessa pyrittiin kuuntelemaan arkistojen toiveita sekä huomioimaan kunkin arkiston lähtötaso. Yleisenä toiveena oli, että koulutus sisältäisi perustiedot kuvan digitoinnista aivan alusta alkaen. Tämän lisäksi toivottiin konkreettisia esimerkkejä kuvapalvelutoiminnasta, näistä esiteltiinkin Kansan Arkiston käytäntöjä. Koulutuksen suunnitteli ja toteutti Pia Pursiainen. Myös Nana Hietanen konsultoi arkistoja skannausasioissa.

Koulutus järjestettiin erikseen jokaiselle arkistolle, koska haluttiin toimia kunkin arkiston omien edellytysten mukaan. Samalla haluttiin hyödyntää pienryhmän mukanaan tuomia etuja. Koulutus tapahtui kussakin arkistossa, mikäli arkistolla oli tarkoitukseen sopivat laitteet (skanneri). Muussa tapauksessa ja esim. matkustussyistä (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Urho Kekkosen arkisto) koulutus järjestettiin Kansan Arkistossa.

Koulutusmateriaalina käytettiin kunkin arkiston omia kuvia, yleisesti kuvamateriaalina käytettiin arkistopäivää varten tietokantaan liitettäviä lapsi-aiheisia kuvia. Päivän kestävän koulutuksen aikana ei näin laajaa aihealuetta yleensä ehditty käymään kuin kursorisesti lävitse. Niinpä joillekin arkistoille järjestettiin toinen koulutuspäivä tai koulutusta ja konsultointia jatkettiin sähköpostitse. Monisteesta löytyvän tarkan ohjeen toivottiin palvelevan koulutuksen jälkeen. Toisaalta joidenkin arkistojen kanssa ei ollut tarpeen käydä lävitse koulutuksen koko aihealuetta. Näiden arkistojen kanssa keskityttiin KARK-kuvatietokannan ylläpito-osion käyttöön. Näitä arkistoja olivat ELKA ja Työväen Arkisto.


5.3.2. Koulutuksen aiheet

Koulutuksen näkökulmana oli lähinnä informaatiotutkimuksen näkökulma. Tosin kuvan sisällönkuvailussa sivutaan useita muitakin tieteenaloja, esim. semiotiikkaa ja taidehistoriaa. Koulutuksen yhteydessä jaetussa monisteessa käytiin lävitse kuvan polkuja arkistossa:

1. Mitä erilaisia käytäntöjä on kuvan vastaanottotilanteessa: erilaiset diaarit, vastaanottokuitit, kuvan numerointi, kartunta.

2. Mihin kuva laitetaan, miten kokoelmat järjestetään: erilaisten hakemistojen ja luokitussysteemien luominen, kokoelmapolitiikka, seulonta sekä arkiston luettelointipolitiikka. Tässä yhteydessä käytiin lävitse myös tiedontallennuksen ja -haun teoriaa (mm. asiasanoitus), kuvan sisällönkuvailua sekä valokuvan analyysia ja tulkintaa.

3. Miten asiakaspalvelu järjestetään: kuvatilauslomake, hinnasto, skannaus, muutama perustoiminto kuvankäsittelyohjelmassa (Photoshop), kuvan tallennusformaatit ja CD-romin polttaminen.

4. Miten kuva tallennetaan KARK-kuvatietokantaan: spesifit skannaus, tallennus- ja sisällönkuvailuohjeet ja ylläpitosivuston käyttö.

Edellä mainittujen aihealueiden lisäksi koulutustapahtumissa pohdittiin tekijänoikeus- ja henkilötietolakikysymyksiä.

6. LOPUKSI

KARK-projekti loppuu suunnitellusti huhtikuun 2003 lopussa. Projekti on osoittanut, miten runsaasti arkistoissa on arvokasta kuvamateriaalia, joka perinteiseen arkistomateriaalin nähden on priorisoinniltaan toissijaista. Jokaisessa arkistossa on paljon järjestämättömiä valokuvia - vedoksia, negatiiveja, dioja jne. Vain osasta on luotu toimiva käyttöarkisto, joko manuaalisena tai digitaalisena. Toimivan kuvapalvelutoiminnan järjestäminen lienee jokaisen arkiston haave.

Erilaisia luetteloita ja hakemistoja toivotaan jokapäiväisen työn avuksi. Toisaalta tietotekniikan mukaantulo parantaa kokoelmien hallittavuutta ja käytettävyyttä. Asiakaspalvelusta valtaosa hoidetaan tänä päivänä sähköisesti. Esimerkiksi Kansan Arkistossa v. 2002 lähes 90 % kuvatilauksista toimitettiin asiakkaalle digitaalisena. Tämän takia sähköisen kuvapalvelutoiminnan resurssit, taidot ja toimintaan vaadittavat laitteet, ovat tarpeen jokaisessa arkistossa.

KARK-kuvatietokannassa on projektin päättymisvaiheessa noin 2 000 valokuvaa - melko kattava otos Yksityisten keskusarkistojen kokoelmista. Kuvamäärä tulee kasvamaan kunkin arkiston omien tallennustöiden tuloksena.

KARK-projekti on ollut osaltaan tukemassa viime vuosien hallitusohjelmaan kirjoitettua digitaalisen kulttuuriperinnön edistämistyötä. Toivottavasti tätä työtä voidaan jatkaa kiristyvästä valtiontaloudesta huolimatta uuden hallituksen toimesta.

Takaisin alkuun