KARK-PROJEKTIN I-VAIHEEN LOPPURAPORTTI

SISÄLLYSLUETTELO:
1. PROJEKTIN TAUSTAA
2. ORGANISAATIO
3. TAVOITTEET
4. TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN
4.1. INVENTOINTI
4.2. INVENTOINNIN TULOKSET
4.2.1.Kuva-aineiston lukumäärä
4.2.2. Kuva-aineiston ajoitus, kartunta ja kunto
4.2.3. Kuva-aineiston aiheet
4.2.4. Kuvakokoelmien rakenne
4.2.5. Kuva-aineiston luettelointi
4.2.6. Atk-tietokannat
4.2.7. Kuva-aineiston verkkokäyttö
4.2.8. Valokuvien käsittely
4.2.9. Valokuvien säilytys
4.2.10. Kuvapalvelut
4.3. INTERNET-PALVELUN PERUSTAMINEN
4.3.1. Taustaa
4.3.2. Tekniikka
4.3.3. Toiminta ja hakuohjeet
4.3.4. Ylläpito
4.4. KOULUTUS
5. LOPUKSI

Pia Pursiainen 30.4.2002

1. PROJEKTIN TAUSTAA

Vuonna 1999 tehdyn tilaston mukaan Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistoihin oli kertynyt yli 1,5 miljoonaa valokuvaa, julistetta, piirustusta ja karttaa. Jäsenarkistojen kuvakokoelmien yhteiskuntahistoriallinen painoarvo on suuri ja kuvien säilyttäminen sisältötietoineen jälkipolville tärkeää. Yhteiskunta on kehittynyt yhä visuaalisemmaksi. Valokuva tieteellisessä tutkimuksessa, sen kohteena ja apuvälineenä on myös ottamassa suurempaa roolia itselleen. Nykyään kukaan ei voi kiistää valokuvan merkitystä kulttuurisen ja faktisen tiedon antajana.

Yksityisten keskusarkistojen jäsenarkistot palvelevat tiedontarvitsijoita myös kuvatiedon osalta, mutta suurien kuvamäärien manuaalinen hallinta on vaikeaa. Kaikkia kokoelmien kuvia ei ole järjestetty, järjestämätöntä ainesta ei tunneta ja aktiivisessa käytössä onkin vain murto-osa kokoelmista. Näiden tosiseikkojen pohjalta Yksityiset keskusarkistot lähtivät kehittämään toimintaansa ja käynnistivät KARK-kuva-arkistoprojektin tammikuussa 2001. Projektille myönnettiin 30.5.2001 valtionavustusta 220 000 mk Opetusministeriön tietoyhteiskuntaohjelmasta.

2. ORGANISAATIO

KARK -kuva-arkistoprojektissa ovat mukana Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistot eli Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja maaseudun Arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto.

Projektin ylimpänä vastuuelimenä toimii Yksityiset Keskusarkistot ry:n hallitus. Tosin projektin etenemistä on seurattu ja sen toteutuspäätökset hyväksytetty myös arkistonjohtajien tapaamisissa, joita järjestetään noin kahden kuukauden välein.

Projektin toimeenpanevan projektiryhmän muodostavat: Petri Tanskanen Työväen Arkistosta, Jari Lehtonen Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistosta sekä Marita Jalkanen Kansan Arkistosta. Marita Jalkanen jäi äitiyslomalle 6.12.2001, jonka jälkeen hänen tilalleen tuli Pia Pursiainen. Yksityiset keskusarkistot ry:n 3.9.2001 pidetyn kokouksen mukaan Kansan Arkisto ja sen edustaja toimii ryhmän ja koko projektin vetäjänä.

Projektin teknisestä toteutuksesta vastasivat:
Aino Heikkinen: Inventointi
Aapo Rista: Tietokannan sovellussuunnittelu
Kai Haapakoski: Käyttöliittymän suunnittelu ja toteutus

Projektiryhmä on kokoontunut useaan otteeseen keskenään sekä teknisten toteuttajien kanssa. Kuitenkin pääasiassa kommunikointi on hoidettu sähköpostitse. Sähköpostitse hoidettiin myös muualla kuin Helsingissä sijaitsevien jäsenarkistojen tietokantaan tulleiden valokuvien ja niiden kuvailutietojen lähettäminen.

3. TAVOITTEET

Projektin 1-vaiheen (toukokuu 2001- huhtikuu 2002) tavoitteet olivat

1. Kuvamateriaalin inventointi. Tarkoituksena oli selvittää arkistoissa olevan kuvamateriaalin keskeiset aiheet, määrä sekä missä muodoissa materiaalia on. Tavoitteena oli myös saada käsitys kuvakokoelman kunnosta ja säilytyksestä sekä toiminnan resursseista.

2. Internet-palvelun perustaminen. Asiakkaille haluttiin tarjota väline, jonka avulla he saisivat käsityksen eri arkistojen kuvamateriaalista. Tämä toteutettiin tietokannan avulla, johon on kerätty otos kunkin arkiston hallussa olevasta materiaalista. Tietokanta löytyy osoitteesta www.yksityisetkeskusarkistot.fi/kark.

3. Projektin tarkoituksena oli kartoittaa koulutustarpeet ja mahdollisuuksien mukaan myös järjestää toivottua koulutusta, koska jäsenarkistot eivät ole pystyneet riittävästi panostamaan valokuvamateriaalin käsittelyyn resurssipuutteiden vuoksi.

Valokuvien tekijänoikeuksiin ja käyttöoikeuksiin liittyvien seikkojen pohtiminen kuului olennaisena osana projektin toimintaan.

4. TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN

4.1. INVENTOINTI
Inventointilomakkeen suunnittelussa hyödynnettiin Suomen Valokuvataiteen museon v. 1998 Valokuvan muisti -projektia varten laatimaa kyselylomaketta, jota Petri Tanskanen projektiryhmän avustamana muokkasi spesifimmäksi, vastaamaan tämän inventoinnin tarpeita. Inventoinnit suoritettiin keväällä 2002. Kullekin arkistolle toimitettiin etukäteen paperilla tyhjä inventointilomake, joka myöhemmin täytettiin yhteistyössä projektin inventoijan Aino Heikkisen kanssa. Projektityöntekijät ja oma henkilökunta suorittivat inventoinnin Kansan Arkistossa, ELKAssa, Työväen Arkistossa ja UKK-arkistossa. Kaikissa arkistoissa inventointiin liittyi kuva-aineistojen yksityiskohtaista läpikäyntiä ja lajittelua.

Inventoinnin tarkoituksena oli selvittää karkeasti valokuva-aineistojen määrä, laatu, kunto, aihealueet, ajallinen jakautuminen ja kartunta sekä kuva-aineistojen säilyttäminen, käsittely ja käytettävyys eri arkistoissa. Inventoinnin yhteydessä valittiin myös tietokantaan tulleet valokuvat.

Tyhjä inventointilomake on tämän raportin liitteenä.

Takaisin alkuun

4.2. INVENTOINNIN TULOKSET

4.2.1.Kuva-aineiston lukumäärä
Arkistoista löytyvän kuva-aineiston uudeksi laskennalliseksi lukumääräksi saatiin 1 715 472 kuvaa. Projektin tuloksena syntyneessä kuvatietokannassa on esitetty "Ihmisiä työnsä äärellä" -teemalla tästä määrästä 300 kuvan otos.


Yleisesti ottaen arkistoissa ei ole varhaisia valokuva- ja negatiivityyppejä (esim. daguerro- tai ferrotyyppejä), lasinegatiiveja arkistoista löytyy. Toisaalta arkistoissa ei useinkaan ole taitoja näiden vanhimpien tyyppien tunnistamiseen. Koulutusta kuva-aineiston käsittelyyn ja tunnistamiseen oltiin arkistoissa saatu vain hyvin satunnaisesti ja kyseistä koulutusta toivottiinkin järjestettävän.

Arkistojen kuvakokoelmista eniten negatiiveja on Toimihenkilöarkistossa, jonka 450 000 kuvasta valtaosa on negatiiveina. Seuraavaksi eniten negatiiveja löytyy Kansan Arkistosta, jossa niitä on 192 500 kpl.

Kansan Arkistossa on runsaasti myös vedoksia: 235 600 kpl. Eniten vedoksia on kuitenkin Työväen Arkistossa: 315 250 kpl. Suuri kuva-arkisto on myös Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa, jossa vedoksia on 210 000 kpl ja negatiiveja 70 000 kpl. Porvarillisen Työn Arkisto on kuvakokoelmaltaan jäsenarkistojen pienin - kuvia löytyy 5 000 kpl.

Monessa arkistossa mustavalko- ja värivedosten, negatiivien, diojen, postikorttien ja julisteiden erittely oli vaikeaa ja näistä arkistoista onkin ilmoitettu vain kuvien kokonaismäärä.

4.2.2. Kuva-aineiston ajoitus, kartunta ja kunto
Yksityisten keskusarkistojen vanhin jäsenarkisto on Työväen Arkisto, joka on perustettu 1909. Seuraavaksi vanhin on Kansan Arkisto vuodelta 1945. Muut arkistot on perustettu vasta 1970-luvulla tai myöhemmin.

Seuraavassa kaaviossa on esitetty kuvien ajallisen painopisteen jakautuminen eri arkistoissa. Kunkin arkiston kokoelmissa on siis kuvia runsaasti myös muilta vuosikymmeniltä.



Arkistojen kokoelmat karttuvat hyvin samalla tavoin, arkistoluovutusten yhteydessä lahjoituksina. Toiset arkistot eivät tee lahjoituksen yhteydessä saaduille kuville erillistä sopimusta (Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto eli ELKA, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto), toiset arkistot taas pyrkivät tekemään erilliset kuvasopimukset (Keskustan ja maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Urheiluarkisto).

Tekijänoikeuksiin pyritään puuttumaan luovutusvaiheessa tiedustelemalla luovuttajalta kuvaajan tietoja. Aikaisemmin luovutetun materiaalin kanssa arkistoilla on eri käytäntöjä: Esim. Ammattiyhdistys- ja UKK-arkistojen käytännön mukaan vastuu tekijänoikeusseikoista on asiakkaalla. Toisaalta esim. Kansan Arkistossa ja ELKA:ssa katsotaan, että oikeudet ovat arkistolla, varsinkin jos kuvan teoskynnys ei ylity.

Yleisesti katsottuna kuvien tekijänoikeusseikat ratkaistaan arkistoissa tapauskohtaisesti. Tähän on syynä tekijänoikeuslain monimutkaisuus ja epäselvyys, sekä toisaalta se, että arkistot ovat täynnä kuvia, joiden tekijää ei tunneta. Toiminnan pääpaino on ollut arkistomateriaalissa ja valokuvat ovat tulleet arkistoon lahjoitusten ohessa. Myöskään arkistoissa ei ole ollut käytäntöä erillisten sopimusten teosta valokuvien suhteen.

Jäsenarkistot toivoivat koulutusta tekijänoikeus- ja henkilötietolaista. Projektin puitteissa kullekin arkistolle toimitettiin informaatiopaketti, johon oli kerätty asiaan liittyvä uusin tieto. Tästä huolimatta, varsinkin kun tekijänoikeuslaki on melko vaikeatulkintainen (erityisesti teos-kynnys) ja ongelmatilanteita syntyy usein, lyhyenkin koulutustilaisuuden järjestäminen lienee paikallaan.

Kuvia seulotaan arkistoissa tarpeen mukaan. Yleisesti ottaen duplikaatit, huonokuntoiset ja kokoelmaan selkeästi kuulumattomat kuvat hävitetään. Joissain arkistoissa ei ole tarvetta seuloa lainkaan. Huonokuntoisen materiaalin käsittelyssä digitointi nähdään pelastuksena. Riittävän korkeatasoinen digitointi takaa kuvatiedon säilymisen.

4.2.3. Kuva-aineiston aiheet
Kuva-aineiston keskeiset aiheet liittyvät kunkin arkiston taustaorganisaation, -henkilön tai toimenkuvan mukaisiin kuviin. Seuraavassa lyhyt lista keskeisistä aiheista.

Ammattiyhdistysarkisto: SAK:n jäsenjärjestöjen toiminta, työläisten ammattiyhdistystoiminta, arki ja vapaa aika

Kansan Arkisto: Työväen poliittinen toiminta, SKP, SKDL, työväen järjestötoiminta ja elinolot, työväenkulttuuri, kansalaisjärjestöt, poliittiset tapahtumat erityisesti vuoden 1918 tapahtumat, henkilökuvat

Keskustan ja maaseudun arkisto: Keskustapuolueen toiminta, puoluekokoukset, nuorten ja lasten toiminta, paljon henkilökuvia

Porvarillisen Työn Arkisto: Kokoomuksen toiminta, puoluekokoukset, nuorisotoiminta, paljon henkilökuvia

Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto: Henkilökuvat, toimipaikkakuvat rakennuksen sisältä ja ulkoa, tilaisuudet ja tapahtumat, työ ja tuotantoympäristöt sekä tuotantotapahtumat

Suomen Urheiluarkisto: Henkilö , kilpailu ja muut urheiluseurojen kuvat, urheilun parissa toimineet henkilöt

Svenska centralarkivet: Ruotsalaisen Kansanpuoleen toiminta, RKP:n merkkihenkilöt sekä muita henkilökuvia

Toimihenkilöarkisto: Toimihenkilö ja Virkamiesjärjestöjen Keskusliiton, Virkamiesliiton ja Suomen Sairaanhoitajien liiton kuvat

Työväen Arkisto: Suomen Sosialidemokraattinen Puolue ja sen piirijärjestöt, työväenyhdistykset, vuoden 1918 tapahtumat, edistysmielinen osuustoimintaliike, sosialidemokraattiset lapsi-, nuoriso- ja naisjärjestöt, ammattiyhdistysliike, työväen sivistystoiminta ja henkilökuvat

Urho Kekkosen arkisto: UKK:n valtio ja yritysvierailut, maakuntamatkat, hiihto ja kalastusmatkat

Takaisin alkuun

4.2.4. Kuvakokoelmien rakenne
Pääasiassa arkistoissa säilytetään kuvia provenienssi periaatteen mukaisesti eli arkistonmuodostajittain. Osa kuvista saattaa olla aineistosta riippuen luokiteltu myös aiheenmukaisesti. UKK-arkiston kuvat on järjestetty kronologisesti.

Omiin tarpeisiin luotu luettelointijärjestelmä on käytössä Ammattiyhdistysarkistossa, Kansan Arkistossa, ELKAssa ja UKK-arkistossa. Työväen Arkistossa on käytössä Deweyn kymmenluokitusjärjestelmään pohjautuva sovellus, jota on aika ajoin muokattu ja paranneltu. Tämä sovellus on kuitenkin väistymässä Yksityisten keskusarkistojen toimialaluokituksen tieltä. Keskustan ja maaseudun arkistossa ei ole käytössä minkäänlaista luettelointijärjestelmää ja ratkaisuksi esim. originaalien kulumiselle nähtiinkin jonkinlainen luettelo tai luokitusjärjestelmä, mikä vähentäisi originaalien käsittelyä.

4.2.5. Kuva-aineiston luettelointi
Kuva-aineiston diaari on käytössä vain Kansan Arkistossa ja UKK-arkistossa. Näiden lisäksi Työväen Arkistossa on diaari, joka on hyvin yleisluonteinen. Erityinen luettelointisuunnitelma on laadittu Ammattiyhdistysarkistoon, Kansan Arkistoon ja Työväen Arkistoon.

Kansan Arkistolla ja Työväen Arkistolla on toimessa kuva-arkistoyksikön tutkija, jolla muun henkilökunnan lisäksi on erityisvalmiudet kuvien luettelointiin. Tämän lisäksi esim. ELKAssa ja UKK-arkistossa luettelointivalmiudet on koko henkilökunnalla.

Arkistoilla on käytössään erilaisia kuvaluetteloita tai -hakemistoja, jotka helpottavat kuvien löytymistä. Useimmiten tällaiset luettelot ovat aiheen mukaan järjestettyjä tietokoneella, joko tekstinkäsittelyohjelmalla tai tietokantaohjelmalla, kirjoitettuja hakemistoja. Monissa arkistoissa henkilökuvista oli tehty aakkosellinen kuvahakemisto.

Ohessa esimerkki Kansan Arkistosta löytyvistä erilaisista kuvahakemistoista:

1) Eri lehtien omat lehtikohtaiset henkilökuvaluettelot aakkosittain
Kansan Uutisten henkilökuvaluettelo v.1950-1991
Päivän Sanomien henkilökuvaluettelo v.1953-1989
Suomen rauhanpuolustajien henkilökuvaluettelo v.1940-1980
Toveri-lehden henkilökuvaluettelo v.1971-1986
Uusi Nainen -lehden henkilökuvat v.1968-1983
Kansan Tahdon vanha ja uusi henkilökuvaluettelo.
Näistä kaikista em. on koottu myös yksi yhteinen henkilökuvaluettelo.

2) Muita henkilökuvaluetteloita ovat
Luettelo vuoden 1918 tapahtumiin liittyvistä henkilökuvista, luettelo yksityisistä kuvakokoelmista aakkosittain

3) Seuraavien lehtien valokuvaluettelot aiheittain
Hämeen Yhteistyön kuvat, osa Kansan Sanan kuvia, Päivän Sanomien negatiivit

4) Albumeissa olevista valokuvista tehdyt luettelot, esim.
Luettelo eri järjestöjen valokuva-albumeista, luettelo ulkomaisten albumien valokuvista, luettelot Sirola-opiston albumien yksittäisistä valokuvista

5) Muita atk-hakemistoja
Suomi-Neuvostoliitto -seuran aiheittainen valokuvaluettelo
kuvauspäiväkirjat, joista osa muutettu digitaaliseen muotoon, esim. Yrjö Lintunen
luettelot näyttelyissä olleista kuvista, esim. Helsingin työväenyhdistyksen naiset 100 v

Luetteloidun aineiston määrä on Kansan Arkistossa 8 %, ELKAssa 10 %, Työväen Arkistossa 20 % ja UKK-arkistossa 25 %. Muiden arkistojen kuvia ei ole luetteloitu tai määriä ei mainittu tämän inventoinnin yhteydessä.

4.2.6. Atk-tietokannat
Yleisesti arkistojen digitointisuunnitelmaan kuuluu, että kuvat viedään tietokantaan yleisen kiinnostavuuden, kysynnän ja iän perusteella. Tämän lisäksi esim. Kansan Arkistossa kaikki asiakkaiden tilaamat kuvat viedään tietokantaan. Tietokantoja on käytössä kolmella arkistolla: Kansan Arkistolla on käytössä Oval Image, Työväen Arkistolla Mopsi ja ELKAlla räätälöity selainpohjainen SQL. ELKAn valokuvarekisteri on siis selattavissa internetin kautta.

Työväen Arkistolla ja Kansan Arkistolla on ollut yhteisiä digitointiprojekteja, esim. työväentalokuvien digitointi.

Lähes kaikissa arkistoissa on käytössä Pentium-tasoinen PC. Skanneri löytyy Ammattiyhdistysarkistosta, Kansan Arkistosta, ELKAsta, Porvarillisen Työn Arkistosta, Svenska centralarkivet'sta, Työväen Arkistosta ja UKK-arkistosta. Myös Keskustan ja maaseudun arkistossa on skanneri, joskin sen toiminnassa on ongelmia. Skannattuja kuvia kokoelmasta on Kansan Arkistolla 0,76 %, ELKAlla 5 %, Svenska centralarkivet'lla 0,4 %, Työväen Arkistolla 2,2 % ja UKK-arkistolla 0,25 %.

Tallennusmuotona kaikilla arkistoilla on jpeg. Yleensä kuvien pakkaamisessa käytettiin medium tasoa, paitsi Svenska centralarkivet'ssa, jossa käytössä on maksimi kuvalaadulla pakattu jpeg. Korkeimmalla resoluutiolla kuvat skannataan ELKAssa, jossa resoluutio on vähintään 300 dpi. Myös Työväen Arkistossa ja UKK-arkistossa kuvat skannataan 300 dpi:llä. Näissä arkistoissa kuvista skannataan myös 72 dpi:n näyttöresoluutioversiot. Svenska centralarkivet'ssa resoluutio on 200 dpi ja Kansan Arkistossa 150 dpi.

Varmistusmuotona käytetään yleisesti kovalevyä, nauhaa ja CD-R:a. Työväen Arkistossa otetaan lisäksi varmistukset omalle palvelimelle.

Digitaalikamera on käytössä Svenska centralarkivet'ssa, ELKA:ssa ja Työväen Arkistossa.

Varsinaisesti skannaukseen erikoistunut työntekijä on palkattu ELKA:an ja Kansan Arkistoon. Työväen Arkistossa kuva-yksikön johtajan lisäksi useat muutkin hallitsevat skannaamisen, samoin UKK-arkistossa.

4.2.7. Kuva-aineiston verkkokäyttö
Kotisivut löytyvät kaikilta arkistoilta. Varsinaista verkkonäyttelytoimintaa on Kansan Arkistolla, ELKA:lla, Svenska centralarkivet'lla, Työväen Arkistolla ja UKK-arkistolla. Kaikki kyseiset arkistot ovat saaneet kiitosta verkkojulkaisuistaan ja niitä on käytetty paljon esim. opetustarkoituksiin. Lisäksi esim. Kansan Arkistoon on tullut useita verkkonäyttelykuvien innostamia kuvakyselyjä arkiston muista vastaavista kuvista.

Seuraavassa on listattuna kaikkien arkistojen verkkonäyttelyt

Kansan Arkiston sivuilla

-1918 Kansalaissodan kuvia
http://www.kansanarkisto.fi/kanssota/
- Koiton näyttämö, 1906-1933 Villit vuodet, Valistusaatteesta ekspressionismiin http://www.kansanarkisto.fi/Koitonte/
- Veljet, toverit... Matkalla 1920-luvun Neuvostoliitossa
http://www.kansanarkisto.fi/nlkuvat/index.htm
-Punalippu Suomen työväenliikkeen alkutaipaleella
http://www.kansanarkisto.fi/punaliput/

Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston sivuilla

-Tiesitkö, että...
http://www.elka.fi/apumateriaali/tiesitko/tiesitko.html
-UKK 100 v
http://www.elka.fi/ukk/paaukk.htm
-Elkan taidekokoelma
http://www.elka.fi/Nayttelyt/ELKA_art/ELKAluettelo.htm
-Lehtoniemen konepajan laivat
http://www.elka.fi/Nayttelyt/laivat/laivasivut/Etusivu01.html
-ELKAn valokuvarekisteri
http://www.elka.fi/kyselyt/valoindex.html

Svenska centralarkivet'n sivuilla

-Svenska dagen genom tiderna
http://www.svenskacentralarkivet.fi/Utstallningar.htm

Työväen Arkiston sivuilla

-Sosialidemokraattien vaalijulisteita
http://www.tyark.fi
-Näyttely työväenyhdistyksen toiminnasta
http://194.240.215.68/TYOVAKI/index.html
-Väinö Tannerin 120-vuotisjuhlan kunniaksi on tehty juhlanäyttely
http://www.tsl.fi/tanner/

Urho Kekkosen arkiston sivuilla

-Kuvia UKK:n elämästä
http://www.kolumbus.fi/ukk-arkisto/albumi.htm

Arkistoilla ei ole resursseja verkosta löytyvän kuvamateriaalin käytön kontrollointiin. Toisaalta verkkoon on viety kuvia niin huonolla resoluutiolla, ettei se riitä painotuotteisiin. Kansan Arkistossa asiakkaalle lopullista valintaa varten sähköpostitse lähetettyyn digitaaliseen selailukuvaan liitetään eräänlainen vesileima, joka häiritsee kuvan luvatonta käyttöä, mutta ei estä kuva-aiheen tarkastelua.

Takaisin alkuun

4.2.8. Valokuvien käsittely
Useassa arkistossa originaalikuvat ovat edelleen asiakaskäytössä, eli niitä selataan lähes päivittäin. Vähiten originaalikuvia selataan ELKAssa, jonka kuvista onkin siirretty eniten tietokantaan. Yleisesti ottaen jonkinlaiset hakemistot tai varsinainen kuvien digitointi ja tietokantaan siirtäminen nähdään ratkaisuna kuvaoriginaalien kulumiselle.

Joissain arkistoissa asiakkaille on pyritty antamaan ohjeita kuvien käsittelystä kulumisen minimoimiseksi.

4.2.9. Valokuvien säilytys
Valokuvia säilytetään kaikissa arkistoissa terkon-paperista valmistetuissa suojataskuissa tai kirjekuorissa, jotka on sijoitettu arkistomappeihin ja hyllylle tai vaippalehtien väliin vetolaatikkoon. Joissain arkistoissa (Kansan Arkisto, Svenska centralarkivet ja Työväen Arkisto) osa kokoelmasta on pohjustettu paspiksille tai ne on sijoitettu aukollisiin happovapaasta kartongista valmistettuihin museopohjukkeisiin. Diat ja negatiivit on monesti sijoitettu erilaisiin dia- ja negapusseihin tai -taskuihin.

Säilytysolosuhteet ovat arkistoissa yleensä arkistokelpoiset, tosin vuodenaikojen aiheuttamaa vaihtelua olisi tarpeen minimoida. Olosuhteiden parantaminen on resursseja vaativa investointi ja näitä resursseja ei valitettavasti ole tarjolla. Esim. ELKAsta mainitaan, että nykyisillä resursseilla tehty kaikki voitava.

4.2.10. Kuvapalvelut
Vuodelta 2000 peräisin olevat luvut kertovat asiakkaille toimitettujen kuvatilausten lukumäärän

Ammattiyhdistysarkisto 30 kpl
Kansan Arkisto 175 kpl
Keskustan ja maaseudun arkisto 83 kpl
Porvarillisen Työn Arkisto -
ELKA 100 kpl
Suomen Urheiluarkisto vähän
Svenska centralarkivet 20 kpl
Toimihenkilöarkisto 30 kpl
Työväen Arkisto 400 kpl
UKK-arkisto 200 kpl

Kuvat on toimitettu joko reprovedoksena tai digitaalisena. Digitaalisten kuvatilausten määrä kohoaa koko ajan. Kansan Arkistossa digitaalisena toimitettujen kuvien osuus kaikkien toimitettujen kuvien määrästä oli 62 %, ELKAssa 35 % ja Työväen Arkistossa 98 %. UKK-arkistossa kaikki kuvat toimitettiin asiakkaille digitaalisina kopioina.

Arkistojen kuvapalveluhinnoissa on eri käytäntöjä. Näiden käytäntöjen yhtenäistämisen mahdollisuutta ollaankin pohdittu Yksityiset keskusarkistot ry:n tilaisuuksissa.

4.3. INTERNET-PALVELUN PERUSTAMINEN

4.3.1. Taustaa
Projektin internet-palvelun toteutustavaksi valittiin dynaaminen tietokanta staattisen verkkonäyttelyn sijasta. Tietokannan vahvuuksina nähtiin sen laajennettavuus: Yksityisten keskusarkistojen jäsenarkistoilla on mahdollisuus ylläpitää jatkuvaa yhteistyötä kuva-aineiston osalta ja liittää uusia kuvateemoja tietokantaan. Lisäksi tietokannasta on mahdollisuus tehdä hakuja, mikä edesauttaa kuvan löytymistä.

Tietokannan ensimmäiseksi yhteiseksi teemaksi valittiin "ihmisiä työnsä äärellä". Pienemmistä arkistoista valittiin noin 20 kuvaa/arkisto ja isommista arkistoista 50 kuvaa kustakin. Näin tietokannan kokonaiskuvamäärä on tässä ensimmäisessä vaiheessa n. 300 kuvaa. Kuvat sisällönkuvailtiin huolellisesti. Kullekin kuvalle annettiin lyhyt ja ytimekäs yhden tai kahden lauseen verbaalinen kuvaus sen sisällöstä. Lisäksi sisällönkuvailutiedoissa mainitaan ajoitus, kuvauspaikka, kuvaaja ja säilyttävä arkisto. Jokainen näistä edellä mainituista tiedoista toimii myös hakuelementtinä joko itsenäisesti tai vapaansanahaun kautta.

4.3.2. Tekniikka
Tietokannan tekniseksi toteutusformaatiksi valittiin MySQL-pohjainen tietokanta. Sovelluksen ohjelmointikieli on PHP. Tietokanta sijoitetaan Kolumbuksen palvelimelle, jossa Yksityiset keskusarkistot ry:n kotisivut jo sijaitsevat.

Käyttöliittymän toteutusvaihtoehdoksi valittiin kehyksellinen ratkaisu, jotta kuvien latautumisaika saadaan minimoitua. Näin huomioidaan modeeemien käyttäjät. Käyttöliittymä on optimoitu 800 x 600 näytölle. Käyttöliittymän suunnittelussa on pyritty mahdollisimman selkeään ja helppoon toteutukseen. KARK - internet-palvelun kohderyhmän määrittely on vaikeaa - tulevat käyttäjät eivät välttämättä ole valveutuneita internet-selaajia, vaan vanhojen kuvien toivotaan innostavan myös seniorikäyttäjiä tutustumaan internetin mahdollisuuksiin. Heitä ajatellen on suunniteltu käyttöliittymän helppous ja fonttikooksi on valittu mahdollisimman suuri fontti.

Toteutus löytyy osoitteesta http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/kark. Etusivulla kerrotaan KARK-projektista, ylävalikosta löytyvät painikkeet tietokannan käyttöohjeisiin, projektissa mukana olleiden arkistojen kuva-aineistotietoihin, projektin yhteystiedot sekä inventoinnissa käytetty lomake. Mahdollisuus kuvien hakuun on koko ajan esillä, sitä ei tarvitse erikseen klikata näkyviin.

4.3.3. Toiminta ja hakuohjeet
Kuvahaku tapahtuu seuraavasti: alasvetovalikosta valitaan haluttu säilyttävä arkisto tai vaihtoehtoisesti kaikki arkistot. Sen jälkeen hakusanaviivalle kirjoitetaan haluttu sana eli etsitty kuva-aihe, tai hakusana-kohta jätetään tyhjäksi. Vapaasanahaussa voi hakea kaikilla mahdollisilla sanoilla, mutta hakutulokseksi saadaan vain sellaisia sanoja, joita on käytetty kuvien sisällönkuvailussa. Tähti toimii sanakatkaisun merkkinä. Ajoitusvalikosta valitaan haluttu vuosikymmen tai vaihtoehtoisesti "kaikki", jolloin tarkennettua ajoitusta ei anneta. Mikäli haulle ei ole tehty jossain kohdassa mitään tarkennusta, on haussa mukana kaikki vaihtoehdot. Sen jälkeen painetaan "HAE" -painiketta.

Hakutulos valitaan saatavaksi joko verbaalina tai sormenpääkuvina. Mikäli on valittu verbaali hakutulos, saadaan allekkain kuvien sisältökenttien tekstit, jotka toimivat linkkeinä itse kuviin. Jos taas on valittu sormenpääkuvat, tulokseksi saadaan 20 sormenpääkuvaa kerrallaan, joita klikkaamalla viereen aukeaa varsinainen kuva sisällönkuvailutietoineen. Kaikki hakutuloksena saadut tekstit ja sormenpääkuvat ovat koko ajan näkyvissä ja hakutuloksessa edetään, tai palataan taaksepäin, aina uutta kuvaa tai tekstiä klikkaamalla. Hakutuloksessa näkyy, montako kuvaa kyseisillä hakukriteereillä on löytynyt ja samasta kohtaa klikataan esim. hakutuloksen seuraavat 20 kuvaa.

4.3.4. Ylläpito
Kuvien ja sisällönkuvailutietojen syöttäminen tietokantaan on vain ylläpito-oikeuksilla varustetulla ylläpitäjällä. Resurssien puutteessa uuden kuvamateriaalin syöttämiselle tarkoitettua ylläpitosivustoa ei tehty tämän projektin kuluessa. Kyseisen ylläpitosivuston avulla kukin arkisto saisi vaivatta itse lisättyä, muokattua ja poistettua yhteisen teeman mukaisia kuvia kantaan ja kannasta. Tavoitteena onkin, että projektin 2-vaiheessa tällaisen ylläpitosivusto-osion teettäminen olisi mahdollista.


4.4. KOULUTUS
Inventoinnin yhteydessä kartoitettiin jäsenarkistojen koulutustarpeet. Ennalta arvattavissa oli, että koulutustarve kohdistuu digitoinnin mukanaan tuomiin seikkoihin: kuvan skannaamiseen, resoluutioihin ja kuvan sisällönkuvailuun. Koulutusta toivottiin myös kuvan fyysiseen käsittelyyn ja kuvan tunnistamiseen. Näiden lisäksi koulutusta toivottiin tekijänoikeusseikkojen selvittämisessä.

Toivotun koulutuksen järjestäminen on KARK-projektin 2-vaiheen tavoitteita.

5. LOPUKSI

KARK-projektin 1-vaihe loppuu suunnitellusti 30.4. 2002. Inventointi toi vahvasti esille sen seikan, että resursseja tarvitaan konkreettiseen kuvakokoelmien järjestämiseen sekä yhteiskuntahistoriallisesti merkittävien kuvakokoelmien digitointiin ja säilyttämiseen jälkipolville. Inventoinnin myötä esiin tulleet seikat on esitelty jäsenarkistoille ja kukin arkisto resurssiensa mukaan pyrkii vastaamaan näihin seikkoihin.

Projektin 2-vaiheen (toukokuu 2002 - huhtikuu 2003) toteuttamislistalla on ainakin esitetyt koulutustoiveet, tietokannan kuvamäärän laajentaminen, tietokannan kieliversio osittain ruotsiksi ja englanniksi sekä tietokannan uudet ja ajanmukaiset tekniset ratkaisut, jotka helpottavat ja parantavat tietokannan ylläpitoa ja käytettävyyttä.

Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen yhteistyötä halutaan jatkaa valokuvan merkeissä ja tietokannan kehittäminen ja laajentaminen uusilla kuvilla onkin tähän mainio tapa.


Takaisin alkuun